Tapasztalataink alapján nem szabad pusztán a szükséges szoftver ára alapján dönteni a vásárlás mellet.
A felmerülő költségeket vegye figyelembe képletekbe helyettesítsen be számokat és ez alapján döntsön melyik cég szoftverét vásárolja meg.
egyszeri költségk: ár+hardver+telepítés+betanítás+szerver
esetleges költségek:hibajavítás, távsegítség, támogatás
folyamatos költségek:követés,szerverfelügyelet
-megvásárolt ügyviteli programcsomagok vásárláskori díja "ár"
-a szoftver működéséhez szükséges új eszközök "hardver"
(szervergép, szünetmentes tápegység, leaser nyomtató, hálózati eszközök)
-telepítés, hálózat kiépítése, "telepítés"
-a szoftver működéséhez szükséges új szofteverek "szerver"
(a szerveren futó, a hálózatot kiszolgáló szoftver licensz díja,
melynek tevékenysége:
-merevlemezek tükrözése adatok dokumentumok E-mailek biztonságos folyamatos mentése végett,
-kéretlen, esetleg vírusos E-mailek szűrése,
-távelérés biztosítása adsl-en keresztűl adatbázis hiba javításához
-arhiválás adatok időzített küldése, vagy automatikus kiírása cd-re )
-szerver felügyeleti djja "szerverfelügyelet"
(adsl kapcsolaton keresztűl a cég munkaidelyén kívűl a szerver táveléréses karbantartása valamint időnként a szerver gép helyszíni karbantartása)
-a szoftver szakszerű alkalmazásához szükséges tanfolyamra "betanítás"
(az erre fordított kiesett munkaórák száma + az oktató óradíja x oktatási órák száma)
-betanítás után "támogatás"
(a későbbiekben felmerülő kérdések megválaszolása skype, telefon, messenger, E-mail)
-éves követési díj "követés"
-várható karbantartási munkák "hibajavítás"
(a szoftver készítőjének adatbázis javítási óradíja,x karbantartási órák száma,+eseményenkénti kiszálási díja)
-helyszíni kiszállást nem igénylő karbantartás "távsegítség"
(Internetes , vagy modemes kapcsolattal végzett távsegítség óradíja x órák száma)